Datenschutzerklärung für das Asset-Management-System „Medien-Repositorium“ an der Humboldt-Universität zu Berlin - Version 1 (Juni 2024)
Die Humboldt-Universität zu Berlin stellt Mitgliedern der HU Berlin das Asset-Management-System „Medien-Repositorium“ zur Speicherung, Verwaltung und Weitergabe von Mediendateien bereit. Durch die Nutzung des Medien-Repositoriums werden personenbezogene Daten erhoben und gespeichert. In unserer Datenschutzerklärung erläutern wir, wie Ihre Daten im Medien-Repositorium verarbeitet werden, welche Rechte Sie haben und wer Ihre Ansprechpartner:innen sind.
1. Verantwortliche nach Art. 13 DSGVO
1.1 Name und Anschrift der für die Verarbeitung Verantwortlichen
Humboldt-Universität zu Berlin Die Präsidentin Frau Prof. Dr. Julia von Blumenthal Unter den Linden 6 10099 Berlin Tel.: +49 (30) 2093-0 (Zentrale)
1.2 Zuständige Organisationseinheit, Ansprechpartner:in
Zentraleinrichtung Computer- und Medienservice (CMS), Medien-Repositorium: Christin Eberhardt E-Mail: mr-support@cms.hu-berlin.de
2. Rechtsgrundlagen der Datenverarbeitung
Bei der Verarbeitung sind die Datenschutz-Grundverordnung der EU (DSGVO), das Bundesdatenschutzgesetz (BDSG) und das Berliner Datenschutzgesetz (BlnDSG) zu beachten.
Im Falle einer Anmeldung erfolgt die Datenverarbeitung auf Grundlage einer freiwilligen Einwilligung gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO.
Die Verarbeitung von Protokolldaten ist zur Wahrung der berechtigten Interessen der Verantwortlichen erforderlich und erfolgt gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Das berechtigte Interesse besteht in der technischen Gewährleistung des stabilen und sicheren Systembetriebs.
Rechtsgrundlage für die Verarbeitung personenbezogener Daten der Nutzenden im Zusammenhang mit der Verwendung von Cookies einschließlich des Einsatzes des Web-Analyse-Tools „Matomo“ ist ebenfalls Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Das berechtigte Interesse besteht in der technischen Gewährleistung des stabilen und sicheren Systembetriebs (Login-/ Zugriffsberechtigungs-Cookies) sowie zudem in der Verbesserung der Website (funktionale einschließlich Analyse-Cookies).
3. Zwecke und Umfang der Verarbeitung personenbezogener Daten
Die Daten werden im Rahmen eines bestimmten Projekts bzw. Bereichs im Medien-Repositorium zum Zweck der kollaborativen Verwaltung von Mediendateien verarbeitet.
Beim Einsatz des Medien-Repositoriums werden personenbezogene Daten der Nutzenden aus den nachfolgend genannten Kategorien verarbeitet:
Anmeldedaten
Die Anmeldedaten werden bei der ersten Anmeldung (Registrierung) zum Zweck der Authentifizierung und Autorisierung automatisch in die Datenbank des Medien-Repositoriums übertragen. Es handelt sich um die Pflichtangaben Name (entspricht bei HU-Angehörigen bei einer Anmeldung über Ldap dem Hochschulaccount), Kennwort (Speicherung als Hash), Namen (bearbeitbar) und E-Mail-Adresse (entspricht bei HU-Angehörigen bei einer Anmeldung über Ldap der Email-Adresse der HU, bearbeitbar).
Bei der Registrierung oder auch im Nachhinein können Sie freiwillig weitere Angaben unter „Profil“ hinzufügen, die anschließend für andere Nutzende sichtbar sind. Sie können die freiwillig zugefügten Daten jederzeit entfernen.
Nutzungsdaten
Nutzungs- bzw. Inhaltsdaten entstehen, wenn Sie selbst Daten im Medien-Repositorium eingeben. Hierzu gehören z. B. hochgeladene Dateien, Kommentare, Metadaten und Bewertungen von Ressourcen.
Die Administration des jeweiligen Projekts im Medien-Repositorium und Nutzende, denen durch die Administration entsprechende Zugriffsrechte erteilt wurden, verfügen über einen projektspezifischen Zugriff auf die Nutzungsdaten.
Protokolldaten
Die Webseite der Humboldt-Universität zu Berlin erfasst mit jedem Aufruf der Webseite durch eine betroffene Person oder ein automatisiertes System eine Reihe von allgemeinen Daten und Informationen. Diese allgemeinen Daten und Informationen werden in den Logfiles der Server gespeichert. Erfasst werden die (1) verwendeten Browsertypen und Versionen, (2) das vom zugreifenden System verwendete Betriebssystem, (3) die Webseite, von welcher ein zugreifendes System auf unsere Webseite gelangt (sogenannte Referrer), (4) die Unterwebseiten, welche über ein zugreifendes System auf unserer Webseite angesteuert werden, (5) das Datum und die Uhrzeit eines Zugriffs auf die Webseite, (6) die zur Anonymisierung um die letzte Stelle reduzierte Internet-Protokoll-Adresse (IP-Adresse) und (7) sonstige ähnliche Daten und Informationen, die der Gefahrenabwehr im Falle von Angriffen auf unsere informationstechnologischen Systeme dienen.
Bei der Nutzung dieser allgemeinen Daten und Informationen zieht die Humboldt-Universität zu Berlin keine Rückschlüsse auf die betroffene Person. Diese Informationen werden vielmehr benötigt, um (1) die Inhalte unserer Webseite korrekt auszuliefern, (2) die Inhalte unserer Webseite zu optimieren, (3) die dauerhafte Funktionsfähigkeit unserer IT-Systeme und der Technik unserer Webseite zu gewährleisten sowie (4) um Strafverfolgungsbehörden im Falle eines Cyberangriffes die zur Strafverfolgung notwendigen Informationen bereitzustellen. Diese anonym erhobenen Daten und Informationen werden durch die Humboldt-Universität zu Berlin daher einerseits statistisch und ferner mit dem Ziel ausgewertet, den Datenschutz und die Datensicherheit in unserer Einrichtung zu erhöhen, um letztlich ein optimales Schutzniveau für die von uns verarbeiteten personenbezogenen Daten sicherzustellen. Die anonymen Daten der Server-Logfiles werden getrennt von allen durch eine betroffene Person angegebenen personenbezogenen Daten gespeichert.
Bei der Verwendung des Medien-Repositoriums werden im Hintergrund weitere (projektspezifische) Protokolldaten erhoben. Dazu gehören Informationen zu Aktionen im Medien-Repositorium wie die Anmeldung sowie das Hochladen und Bearbeiten von Ressourcen (Speicherung von Aktion, Zeitpunkt und Account). Die Administration des jeweiligen Projekts im Medien-Repositorium verfügt zum Zwecke der Nachvollziehbarkeit von Veränderungen und Problemen über einen projektspezifischen Zugriff auf für sie relevante Aktionen, insbesondere die Bearbeitung von Ressourcen.
Teilnahme als anonymer Gast
Soweit ein Projekt für anonyme Gäste zugänglich ist, können Sie teilnehmen, ohne sich anzumelden. In diesem Fall werden ausschließlich Protokolldaten verarbeitet.
4. Dauer der Speicherung
Die allgemeinen Daten in Ihrem Profil (Anmeldedaten und weitere Profildaten) werden bis zur Löschung des Accounts gespeichert. Sie können die zusätzlichen Einträge im Profil jederzeit ergänzen und löschen. Die Nutzungsdaten (hochgeladene Dateien, Metadaten) werden bis zur Löschung des Projekts im Medien-Repositorium gespeichert. Projektspezifische Protokolldaten zur Bearbeitung von Ressourcen werden bis zur Löschung des Projekts gespeichert. Nach Löschung des Accounts erfolgt die Speicherung anonymisiert; weder lässt sich die Aktion einer Person zuordnen noch mit einer anderen Aktion verknüpfen. Sonstige (allgemeine) Protokolldaten auf den Servern werden nach 7 Tagen gelöscht.
Nach Accountlöschung bleiben im Medien-Repositorium veröffentlichte Beiträge und Aktionen anonymisiert erhalten.
Sollten Sie Ihren HU-Account zum Einloggen im Medien-Repositorium verwenden, werden bei einer Löschung des Accounts nur die im Medien-Repositorium gespeicherten Bestandsdaten (d.h. die Daten Ihres persönlichen Profils) gelöscht, nicht jedoch der HU-Account selbst (z.B. zur Nutzung von HU-Mail).
5. Empfänger:innen der Daten
Empfänger:innen der Anmelde- (Name, Email-Adresse), Nutzungs- und weiteren Protokolldaten (Änderungssprotokoll) sind die Verantwortlichen des jeweiligen Projekts im Medien-Repositorium sowie (im Falle von Nutzungsdaten) Nutzende, denen von der Administration entsprechende Zugriffsrechte erteilt wurden.
Die Daten werden nicht an unberechtigte Dritte weitergegeben oder zu anderen Zwecken verarbeitet.
6. Übermittlung der Daten in ein Drittland oder an eine internationale Organisation
Die Datenverarbeitung des Medien-Repositoriums findet auf Servern der Humboldt-Universität zu Berlin statt. Eine Übermittlung an eine internationale Organisation oder ein Drittland findet nicht statt.
7. Pflicht zur Bereitstellung von Daten
Die Bereitstellung Ihrer Daten im Medien-Repositorium erfolgt freiwillig. Sie sind insoweit nicht verpflichtet, Ihre Daten bereitzustellen und haben im Fall der Nichtbereitstellung keine rechtlichen Nachteile zu befürchten, Sofern Sie jedoch die Anmeldedaten nicht bereitstellen, kann dementsprechend auch keine Anmeldung erfolgen.
Die Bereitstellung von z.B. erweiterten Profildaten oder sonstigen Beiträgen ist freiwillig. Eine Nicht-Bereitstellung führt zu keiner weiteren Nutzungseinschränkung.
8. Verwendung von Cookies
Das Medien-Repositorium verwendet Cookies. Bei Cookies handelt es sich um Textdateien, die beim Aufrufen der Website im Internetbrowser bzw. vom Internetbrowser auf dem Computersystem des Nutzers bzw. der Nutzerin gespeichert werden.
Zahlreiche Webseiten und Server verwenden Cookies. Viele Cookies enthalten eine sogenannte Cookie-ID. Eine Cookie-ID ist eine eindeutige Kennung des Cookies. Sie besteht aus einer Zeichenfolge, durch die Webseiten und Server dem konkreten Webbrowser zugeordnet werden können, in dem das Cookie gespeichert wurde. Dies ermöglicht es den besuchten Webseiten und Servern, den individuellen Browser der betroffenen Person von anderen Webbrowsern, die andere Cookies enthalten, zu unterscheiden. Ein bestimmter Webbrowser kann über die eindeutige Cookie-ID wiedererkannt und identifiziert werden.
Es kommen folgende Cookies zum Einsatz:
- user identifiziert die eingeloggten Nutzenden über eine anonyme ID und speichert ihre Anmeldung für die aktuelle Sitzung. Dieses Cookie ist für die Nutzung des Medien-Repositoriums erforderlich, damit der Login und die Zugriffsberechtigungen innerhalb des Medien-Repositoriums während der Sitzung erhalten bleiben. Es wird nach Beendigung der Session (Beenden des Browsers) gelöscht, es sei denn, es wird bei der Option „Mich auf dem Gerät eingeloggt lassen“ ein Häkchen gesetzt.
- rs_session identifiziert eine aktive Session im Falle einer (anonymen) Nutzung über eine anonyme ID. Dieses Cookie hat eine Haltbarkeit von 7 Tagen und wird anschließend – je nach Browsereinstellungen – vom Browser gelöscht bzw. nicht mehr vom Browser an den Server gesendet.
- language speichert die verwendete Sprache. Dieses Cookie hat eine Haltbarkeit von 1000 Tagen und wird anschließend – je nach Browsereinstellungen – vom Browser gelöscht bzw. nicht mehr vom Browser an den Server gesendet.
- zudem werden funktionale Cookies (z.B. zur präferierten Darstellung der Suchergebnisse) gespeichert. Diese Cookies haben eine Haltbarkeit von bis zu 1000 Tagen und werden anschließend – je nach Browsereinstellungen – vom Browser gelöscht bzw. nicht mehr vom Browser an den Server gesendet.
Sie können das Setzen von Cookies durch unsere Webseite jederzeit mittels einer entsprechenden Einstellung des genutzten Webbrowsers verhindern und damit der Setzung von Cookies dauerhaft widersprechen. Allerdings können dann nicht mehr alle Funktionen des Medien-Repositoriums genutzt werden. Ferner können bereits gesetzte Cookies jederzeit über einen Webbrowser oder andere Softwareprogramme gelöscht werden bzw. über die Einstellungen des Browsers bestimmt werden, dass bei Beendigung des Browsers sämtliche Cookies entfernt werden. Dies ist in allen gängigen Webbrowsern möglich.
9. Datenschutzbestimmungen zum Einsatz und Verwendung von Web-Analyse-Tools
Im Medien-Repositorium wurde die Web-Analyse-Komponente „Matomo“ integriert. Web-Analyse ist die Erhebung, Sammlung und Auswertung von Daten über das Verhalten von Besucher:innen von Webseiten. Ein Web-Analyse-Tool erfasst unter anderem Daten darüber, von welcher Webseite eine betroffene Person auf eine Webseite gekommen ist (sogenannter Referrer), auf welche Unterseiten der Webseite zugegriffen oder wie oft und für welche Verweildauer eine Unterseite betrachtet wurde. Eine Web-Analyse wird überwiegend zur Optimierung einer Webseite eingesetzt.
Die Software „Matomo“ wird auf einem Server des Computer- und Medienservice der HU betrieben, die datenschutzrechtlich relevanten Logdateien werden ausschließlich auf diesem Server gespeichert. Wir verwenden die Daten über die Nutzung unserer Website nur anonymisiert.
Matomo verwendet Cookies, die eine Analyse der Benutzung der Website ermöglichen. Zu diesem Zweck werden die durch das Cookie erzeugten Nutzungsinformationen (einschließlich Ihrer gekürzten IP-Adresse) an unseren Server übertragen und zu Nutzungsanalysezwecken gespeichert. Ihre IP-Adresse wird bei diesem Vorgang umgehend anonymisiert, so dass Sie als Nutzer/in für uns anonym bleiben. Die durch das Cookie erzeugten Informationen über Ihre Benutzung dieser Webseite werden nicht an Dritte weitergegeben. Sie können die Verwendung der Cookies durch eine entsprechende Browser- Einstellung verhindern.
Wenn Sie mit der Speicherung und Auswertung dieser Daten aus Ihrem Besuch dennoch nicht einverstanden sind, können Sie der Speicherung und Nutzung nachfolgend per Mausklick widersprechen. In diesem Fall wird in Ihrem Browser ein sog. Opt-Out-Cookie abgelegt, was zur Folge hat, dass Matomo keinerlei Sitzungsdaten erhebt. Achtung: Wenn Sie Ihre Cookies löschen, so hat dies zur Folge, dass auch das Opt-Out-Cookie gelöscht wird und ggf. von Ihnen erneut aktiviert werden muss.
Speicherung und Nutzung meiner Nutzungsdaten durch Matomo widersprechen
Weitere Informationen und die geltenden Datenschutzbestimmungen von Matomo können unter http://matomo.org/docs/privacy/ abgerufen werden.
10. Ihre Rechte als betroffene Person
Werden Ihre personenbezogenen Daten verarbeitet, sind Sie Betroffene:r im Sinne der DSGVO und es stehen Ihnen folgende Rechte gegenüber dem Verantwortlichen bzw. der verantwortlichen Stelle zu:
10.1 Auskunftsrecht, Art. 15 DSGVO
Sie haben gegenüber den Verantwortlichen der Datenverarbeitung das Recht, Auskunft über die zu Ihrer Person gespeicherten Daten zu erhalten (Art. 15 DSGVO). Die über Sie im Medien-Repositorium gespeicherten Daten werden Ihnen auf Anfrage an mr-support@cms.hu-berlin.de zur Verfügung gestellt.
10.2 Recht auf Berichtigung, Art. 16 DSGVO
Sollten unrichtige personenbezogene Daten über Sie verarbeitet werden, steht Ihnen unter den Bedingungen des Art. 16 DSGVO ein Recht auf Berichtigung zu. Eine Vielzahl der Daten können Sie im Medien-Repositorium direkt selbst anpassen (s. Profil). Alternativ wenden Sie sich bitte an mr-support@cms.hu-berlin.de.
10.3 Recht auf Löschung Art. 17 DSGVO und Einschränkung der Verarbeitung, Art. 18 DSGVO
Sie haben unter den Bedingungen gem. Art. 17 DSGVO einen Anspruch darauf, dass Ihre personenbezogenen Daten gelöscht werden (z. B. wenn diese unrichtig sind oder für die weitere Verarbeitung keine Rechtsgrundlage besteht). Ein Recht auf Löschung von Daten besteht nicht, wenn die Verantwortlichen berechtigt oder verpflichtet sind, die Daten aus gesetzlichen Gründen oder aufgrund eines berechtigten Interesses zu verarbeiten. Zu den Einschränkungen bei Löschungen von Inhaltsdaten (z.B. Forenbeiträge) siehe unter 4.
Unter den Voraussetzungen des Art. 18 DSGVO können Sie die Einschränkung der Verarbeitung der Sie betreffenden personenbezogenen Daten verlangen (z.B. bei Streitigkeit über die Richtigkeit von Angaben).
10.4 Recht auf Datenübertragbarkeit, Art. 20 DSGVO
Soweit die Verarbeitung aufgrund einer Einwilligung oder eines Vertrages erfolgt, haben Sie unter den Bedingungen des Art. 20 DSGVO einen Anspruch, Ihre personenbezogenen Daten, die Sie dem Verantwortlichen bereitgestellt haben, in einem strukturierten, gängigen und maschinenlesbaren Format zu erhalten.
10.5 Widerrufsrecht bei Einwilligung
Soweit die Verarbeitung aufgrund Ihrer Einwilligung geschieht (Art. 6 Abs. 1 lit. a bzw. Art. 9 Abs. 2 lit. a DSGVO), steht Ihnen das Recht zu, die Einwilligung zur Verarbeitung Ihrer Daten ohne Angabe von Gründen zu widerrufen. Durch den Widerruf der Einwilligung wird die Rechtmäßigkeit der aufgrund der Einwilligung bis zum Widerruf erfolgten Verarbeitung nicht berührt. Der Widerruf kann jedoch dazu führen, dass Sie danach keinen Zugang mehr zum jeweiligen Projekt im Medien-Repositorium haben. Wenden Sie sich für den Widerruf der Einwilligung bitte an die jeweiligen Projektverantwortlichen. Eine Löschung der Daten aufgrund eines Widerrufs ist nicht möglich, soweit die Datenverarbeitung auf anderen Rechtsgrundlagen beruht.
10.6 Widerspruchsrecht, Art. 21 DSGVO
Soweit die Verarbeitung aufgrund von Art. 6 Abs. 1 lit. e DSGVO oder Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO erfolgt, haben Sie – sofern die gesetzlichen Voraussetzungen vorliegen – das Recht, aus Gründen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben, jederzeit gegen die Verarbeitung Sie betreffender personenbezogener Daten Widerspruch einzulegen (Art. 21 DSGVO, § 36 BDSG). Legen Sie Widerspruch ein, werden Ihre personenbezogenen Daten nicht mehr verarbeitet, es sei denn, es können zwingende berechtigte Gründe für die Verarbeitung nachgewiesen werden, die Ihre Interessen, Rechte und Freiheiten überwiegen, oder die Verarbeitung dient der Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen.
Der Widerspruch kann formlos eingelegt werden. Aus Nachweisgründen bitten wir Sie, den Widerspruch per Post oder E-Mail mitzuteilen. Bitte verwenden Sie den Betreff „Widerspruch“. Wenden Sie sich für den Widerspruch bitte an die Verantwortlichen des jeweiligen Projekts bzw. Bereichs im Medien-Repositorium. Alternativ wenden Sie sich bitte an den Support des Medien-Repositoriums (mr-support@cms.hu-berlin.de).
11. Beschwerderecht bei der Aufsichtsbehörde
Sofern Sie der Ansicht sind, dass die Verarbeitung der sie betreffenden personenbezogenen Daten gegen Datenschutzbestimmungen verstößt, haben Sie gem. Art. 77 DSGVO das Recht, sich an eine Datenschutzaufsichtsbehörde zu wenden, z. B. an die
Berliner Beauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit, Alt-Moabit 59-61, 10555 Berlin (mailbox@datenschutz-berlin.de).
12. Die Datenschutzbeauftragten der Humboldt-Universität zu Berlin
Sie können sich ferner jederzeit, auch vertraulich, an die Behördlichen Datenschutzbeauftragten der Humboldt-Universität zu Berlin wenden.
Tel: +49 (30) 2093-20020 E-Mail: datenschutz@uv.hu-berlin.de
Datenschutzerklärung European HIV/AIDS Archive
Datenverarbeitende Stelle, rechtliche Verantwortung und Zuständigkeiten
Das European HIV/AIDS Archive (EHAA) ist eine Teilsammlung der Universitätssammlung „Archiv für Alternativkultur“ der Humboldt-Universität zu Berlin (HU).
European HIV/AIDS Archive
c/o Institut für Europäische Ethnologie
Mohrenstraße 41
10117 Berlin
Sammlungsleitung: Dr. Jonas Tinius
Telefon: +49 30 2093 – 70635
E-Mail: ehaa.euroethno [at] hu-berlin.de
Datenschutzbeauftragte*r
Gesine Hoffmann-Holland
Behördliche Datenschutzbeauftragte der
Humboldt-Universität zu Berlin
Unter den Linden 6
10099 Berlin
Tel.: +49 (030) 2093-20022
Fax: +49 (030) 2093-20021
E-Mail: datenschutz@uv.hu-berlin.de
https://www.hu-berlin.de/de/datenschutz
Technische Betreuung
Das EHAA wird vom Medien-Repositorium der HU Berlin gehostet und technisch betreut.
CMS – Medienrepositorium
Unter den Linden 6
10119 Berlin
Telefon: +49 30 2093 70000
E-Mail: mr-support@cms.hu-berlin.de
Rechtsgrundlagen und Zweck der Datenverarbeitung
Im EHAA werden Audio- und Videoaufzeichnungen sowie Transkripte von Interviews und Fokusgruppengesprächen mit Personen (hauptsächlich) aus europäischen Ländern (inklusive EU-Beitrittskandidaten) zur Geschichte und Gegenwart des individuellen, gesellschaftlichen und politischen Umgangs mit HIV/AIDS gesammelt. Ergänzend können digitalisierte Zusatzmaterialien zu den Interviews (z.B. Fotos oder Lebenslauf - ohne Kontaktdaten), Foto- oder Filmdokumentationen sowie Dokumente zur AIDS-Politik und AIDS-Bewegung (aktuelle und historische) in die Sammlung aufgenommen werden. Die Sammlung dient der Dokumentation des gesellschaftlichen und politischen Umgangs mit HIV/AIDS und der Erinnerung an das vielfältige zivilgesellschaftliche Engagement in diesem Bereich. Das EHAA archiviert diese Sammlungsobjekte dauerhaft und macht sie externen Interessent*innen mit dem Ziel der Nutzung für Forschungs- und Bildungszwecke zugänglich, wobei unter ‚Bildungszwecken‘ neben individuellen Bildungsintentionen Nutzungen im Rahmen von Veranstaltungen oder Ausstellungen in Bildungseinrichtungen, Erinnerungsstätten oder Museen sowie in Büchern, Katalogen, auf Schautafeln etc. zu verstehen sind. Zum Zweck der Auffindbarkeit der Sammlungsobjekte des EHAA werden Metadaten zu den Sammlungsobjekten bereitgestellt. Die Metadaten umfassen
- Angaben zur Sprache des Interviews, Dokuments oder anderen Materials,
- Ort und Datum der Aufzeichnung des Interviews oder Erstellung des Materials,
- Namen von Interviewten, Autor*innen oder anderen Urheber*innen,
- deren institutionelle Zugehörigkeit, Wirkungsorte und zeitraum, ggf. auch Geburtsjahr und Selbstdefinitionen
- sowie eine grobe inhaltliche Erschließung mittels Schlagworte.
Einschränkungen des Zugangs zu Daten/Sammlungsobjekten des EHAA ergeben sich aus den Einwilligungserklärungen der Interviewten, die keine unbeschränkte online-Nutzung gestatten, sowie aus dem Erfordernis, die personenbezogenen Daten Dritter zu schützen.
Der Zugang zu uneingeschränkt nutzbaren Sammlungsobjekten und den dazugehörigen Metadaten des EHAA erfolgt online über das Medienrepositorium der HU, das auf den Servern der HU betrieben wird. Nutzungsbeschränkte Sammlungsobjekte können gemäß der in den Einwilligungserklärungen festgelegten Nutzungsgestattungen nach bewilligtem Nutzungsantrag im Forschungslesesaal des Grimm-Zentrums der HU zu vereinbarten Zeiten genutzt werden.
Sofern die Sammlungsleitung ein überwiegendes berechtigtes Interesse daran hat, nachweisen zu können, dass Sammlungsobjekte aufgrund von Einwilligungserklärungen und Nutzungsrechteeinräumungen ins EHAA aufgenommen worden sind, werden diese Unterlagen mit Codierung sowie einer ID-Zuordnungsliste des Codes der Interview- und Gesprächspartner*innen zu den Sammlungsobjekten – soweit erforderlich – dauerhaft archiviert.
Die Sammlungsleitung hat – insbesondere bei etwaigen Verstößen gegen die Nutzungsbedingungen – ein berechtigtes Interesse daran, nachweisen zu können, dass externe Sammlungsnutzer*innen, die einen Antrag auf Nutzung von zugangsbeschränkten Sammlungsobjekten im Forschungslesesaal der Grimm-Bibliothek stellen, auf die Einhaltung der Nutzungsbedingungen verpflichtet worden sind. Zu diesem Zweck werden Nutzungsverträge inklusive Namen und Kontaktdaten von Nutzer*innen aufbewahrt.
Rechtsgrundlage der Datenverarbeitung ist daher zum einen die freiwillige Einwilligung nach Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO, die Vertragserfüllung nach Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO sowie im Übrigen das berechtigte Interesse nach Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Im Hinblick auf die Verarbeitung etwaiger personenbezogener Daten von Dritten ist Rechtsgrundlage Art. 6 Abs. 1 lit. e DSGVO i.V.m. § 17 BlnDSG.
Gemäß der unterschiedlichen Zwecksetzungen und berechtigten Interessen der Sammlungsnutzung und Verwaltung des EHAA werden im Folgenden drei Kategorien von Daten unterschieden: Sammlungsobjekte, Metadaten und Verwaltungsdaten.
Für die Erhebung allgemeiner Daten und Informationen zur (auch accountbezogenen) Nutzung des Medienrepositoriums, den Einsatz von Cookies und Web-Analyse-Tools sowie Emailkontakte mit der Sammlungsleitung und -verwaltung gilt die „Datenschutzerklärung zu den Webseiten“ der Humboldt-Universität zu Berlin, die hier abrufbar ist: https://www.hu-berlin.de/de/hu/impressum/datenschutzerklaerung. Diese Arten der Datenverarbeitung werden daher hier nicht erläutert.
Beschreibung der Kategorien betroffener Personen und der Kategorien personenbezogener Daten
Zur Erfüllung der vorstehend genannten Zwecke und berechtigten Interessen ist es erforderlich, auch personenbezogene Daten zu verarbeiten, und zwar von
a) Interviewer*innen,
b) Interview- bzw. Gesprächspartner*innen,
c) Dritten, die in aufgezeichneten Interviews bzw. Gesprächen oder in Policy-Dokumenten erwähnt werden,
d) Personen, die auf Abbildungen oder in Filmaufnahmen sichtbar werden,
e) Sammlungsnutzer*innen, die einen Antrag auf Nutzung von zugangsbeschränkten Sammlungsobjekten stellen.
Zu den vorstehend aufgelisteten Kategorien betroffener Personen fallen folgende Kategorien personenbezogener Daten an:
- Name:
In den Fällen a) bis e), wenn eine Einwilligungserklärung (a-d) bzw. ein entsprechender Dienst-/Werkvertrag (a) resp. ein Nutzungsantrag oder -vertrag (e) vorliegt oder es sich im Fall von c) oder d) um eine Person der Zeitgeschichte handelt und keine überwiegenden schutzwürdigen Interessen der betroffenen Person bestehen.
- Kontaktdaten:
In den Fällen a) bis e), wenn eine Einwilligungserklärung (a-d) bzw. ein entsprechender Dienst-/Werkvertrag (a) resp. ein Nutzungsantrag oder -vertrag (e) vorliegt.
- Institutionelle Zugehörigkeit, Wirkungsorte und -zeitraum, ggf. auch Geburtsjahr sowie ggf. "besondere Kategorien personenbezogener Daten" (gemäß Art. 9 DSGVO), namentlich "rassische oder ethnische Herkunft", "politische Meinungen", "religiöse oder weltanschauliche Überzeugungen", "Gewerkschaftszugehörigkeit", "Gesundheitsdaten" und "Sexualleben und sexuelle Orientierung":
In den Fällen a) bis d), wenn eine Einwilligung vorliegt oder eine anderweitige Erlaubnis besteht und auf d) nur dann zutrifft, wenn aus der Abbildung auf solche Daten geschlossen werden kann.
Zum datenschutzkonformen Umgang mit personenbezogenen bzw. personenbeziehbaren Daten von in Interviews etc. erwähnten Dritten sowie von fotografierten resp. gefilmten Personen (Fälle c) und d)) vgl. den entsprechenden Abschnitt dieser Datenschutzerklärung.
Zugriffsberechtigte und Kategorien von Empfänger*innen, denen personenbezogene Daten offengelegt worden sind bzw. werden (intern/extern) einschließlich Empfänger*innen in Drittstaaten
I) Sammlungsobjekte und Metadaten des EHAA:
a) Zugriffsberechtigte mit uneingeschränktem Datenzugang zu allen Sammlungsobjekten und Metadaten:
- Sammlungsleitung und Sammlungsverwalter*innen des EHAA (HU-Angehörige)
b) Empfänger*innen mit eingeschränktem Datenzugang zu Sammlungsobjekten und Metadaten:
- Mitarbeiter*innen des Forschungslesesaals des Grimm-Zentrums erhalten Zugang zu allen zugangsbeschränkten Daten bzw. Sammlungsobjekten des EHAA zum Zwecke der Bereitstellung derselben an einem Lesesaal-Rechner für Sammlungsnutzer*innen. Sie sind auf einen vertraulichen Umgang mit den Daten und die Einhaltung der datenschutzrechtlichen Anforderungen nach der DSGVO verpflichtet.
- Externe Sammlungsnutzer*innen des EHAA: Der Zugang zu uneingeschränkt nutzbaren Sammlungsobjekten und den dazugehörigen Metadaten des EHAA erfolgt online über das Medienrepositorium der HU, das auf den Servern der HU betrieben wird. Nutzungsbeschränkte Sammlungsobjekte können gemäß der in den Einwilligungserklärungen festgelegten Nutzungsgestattungen nach bewilligtem Nutzungsantrag im Forschungslesesaal der Grimm-Bibliothek zu vereinbarten Zeiten genutzt werden. In diesem Falle werden die Nutzer*innen zur Einhaltung der datenschutzrechtlichen Bestimmungen und der technischen und organisatorischen Schutzmaßnahmen verpflichtet, insbesondere zur Anonymisierung der Daten. Sofern die Interviewten/Gesprächspartner*innen zugestimmt haben, können die Nutzer*innen die Erlaubnis erhalten, Kopien der Transkripte und Abschriften des Datenmaterials in einem dem Forschungsziel angemessenen Umfang zu fertigen und für die Dauer des Forschungs- bzw. Bildungsprojekts in Besitz zu halten. Nutzungsverträge gelten pauschal für alle Sammlungsobjekte des EHAA.
II) Verwaltungsdaten des EHAA:
a) Interne Empfänger mit uneingeschränktem Datenzugang:
- Sammlungsleitung und Sammlungsverwalter*innen (HU-Angehörige).
b) Interne Empfänger mit eingeschränktem Datenzugang:
- Mitarbeiter*innen des Forschungslesesaals des Grimm-Zentrums haben zum Zwecke der Bereitstellung von Sammlungsobjekten für die Lesesaal-Nutzung Zugang zu Namen und Kontaktdaten von Sammlungsnutzer*innen, die einen entsprechenden Antrag gestellt haben.
Eine Übermittlung der zugangsbeschränkten Daten an Dritte erfolgt nicht, sofern die Sammlungsleitung nicht gesetzlich dazu verpflichtet ist oder wird.
Die Nutzung des EHAA erfolgt über das Medienrepositorium des Computer- und Medienservice der Humboldt-Universität zu Berlin und ist grundsätzlich ohne einen Account und Login möglich. Es greift die Datenschutzerklärung der Humboldt-Universität zu Berlin, die hier abrufbar ist: https://www.hu-berlin.de/de/hu/impressum/datenschutzerklaerung.
Bei Kontaktaufnahmen per E-Mail mit der Sammlungsleitung oder -verwaltung gelten ebenfalls die allgemeinen Regelungen der Datenschutzerklärung der Humboldt-Universität, wie sie in Punkt 3 festgelegt sind.
Für die Erhebung allgemeiner Daten und Informationen zur Nutzung des Medienrepositoriums sowie für den Einsatz von Cookies und die Web-Analyse-Komponente „Matomo“ gilt ebenfalls die Datenschutzerklärung der Humboldt-Universität zu Berlin.
Übermittlung in Drittstaaten
Eine Übermittlung unmittelbar personenbezogener Daten des EHAA an andere Unternehmen oder Einrichtungen mit Sitz außerhalb der EU findet nicht statt. Die im EHAA frei recherchierbaren Daten sind weltweit im Internet verfügbar.
Information zur Verarbeitung von personenbezogenen Daten Dritter
Im Rahmen des EHAA bzw. den Sammlungsobjekten können in einzelnen Fällen auch personenbezogene oder personenbeziehbare Daten Dritter offenbar bzw. verarbeitet werden. Die Verarbeitung von personenbezogenen Daten Dritter ist gem. Art. 6 Abs. 1 lit. e DSGVO i.V.m. § 17 BlnDSG zu im öffentlichen Interesse liegenden wissenschaftlichen oder historischen Forschungszwecken unter den dort genannten Bedingungen ausnahmsweise und begrenzt zulässig. Insbesondere werden zum frühestmöglichen Zeitpunkt entsprechende Schutzmaßnahmen wie etwa Pseudonymisierung und Anonymisierung ergriffen.
Die Interviewer*innen bitten ihre Gesprächspartner*innen, keine Daten Dritter preiszugeben. Es lässt sich jedoch nicht verhindern, dass trotzdem Dritte in den Audio-/Videoaufzeichnungen erwähnt werden oder sich deren Daten gegebenenfalls beigefügten Dokumenten, Fotografien oder Filmaufnahmen entnehmen lassen. Aufgrund der Vielzahl der Daten, die als Sammlungsobjekte ins EHAA aufgenommen werden, und der begrenzten personellen Kapazitäten der Sammlungsverwaltung würde eine individuelle Benachrichtigung der betroffenen Dritten und die Einholung einer Einwilligung in diesen Fällen i.d.R. einen unverhältnismäßigen Aufwand erfordern und die Datenverarbeitung, die zu wissenschaftlichen und historischen Forschungszwecken erfolgt, ernsthaft beeinträchtigen. Personenbezogene Daten Dritter werden jedoch nicht veröffentlicht bzw. anderen Dritten zugänglich gemacht, es sei denn, die betroffene Person hat eingewilligt oder die Veröffentlichung ist für die Darstellung von Forschungsergebnissen über Ereignisse der Zeitgeschichte erforderlich und es bestehen keine überwiegenden schutzwürdigen Interessen der betroffenen Person, vgl. § 17 Abs3 BlnDSG. Im Übrigen werden personenbezogene Daten Dritter in Interviewaufzeichnungen und -transkripten unkenntlich gemacht.
Bei fotografierten oder gefilmten Personen wird eine Einwilligung (Recht am eigenen Bild) eingeholt, es sei denn, es handelt sich um Aufnahmen öffentlicher Veranstaltungen, Protestaktionen oder Demonstrationen, d.h. von „Versammlungen, Aufzügen oder ähnlichen Vorgängen“ gemäß § 23 Abs. 1 Ziff. 3 KUG, bei denen die Vorgänge der Veranstaltung bzw. Demonstration und nicht einzelne Personen im Vordergrund stehen.
In der vorliegenden Datenschutzerklärung des EHAA werden die gemäß Art. 14 Abs. 1, 2 DSGVO mitzuteilenden Informationen der Öffentlichkeit bereitgestellt.
Speicherdauer
a) Sammlungsobjekte des EHAA und die dazugehörigen Metadaten, die auch personenbezogene und besonders schutzwürdige Daten beinhalten, werden dauerhaft gespeichert unter der Voraussetzung, dass dies durch eine Nutzungsrechteeinräumung oder eine Einwilligungserklärung gestattet ist; andernfalls werden Interviews/Gespräche oder Policy-Dokumente nicht ins EHAA aufgenommen. Bei Widerruf einer Einwilligungserklärung werden die Daten - zusammen mit den Metadaten - umgehend und mittels Verfahren des "sicheren Löschens" gelöscht.
b) Nutzungsrechteeinräumungen und Einwilligungserklärungen inklusive Namen und Kontaktdaten sowie ID-Listen werden aufgrund von Art. 7 Abs. 1 DSGVO und des berechtigten Interesses nach Art. 6 Abs. 1 lit. f) DSGVO dauerhaft gespeichert, es sei denn, Nutzungsgestattungen werden explizit widerrufen oder die entsprechenden Forschungsdaten werden vollständig anonymisiert. Alle personenbezogenen Daten werden gelöscht, sobald ihre Speicherung zur Zweckerreichung nicht mehr erforderlich ist.
c) Nutzungsverträge inklusive Namen und Kontaktdaten für die Lesesaal-Nutzung von zugangsbeschränkten Sammlungsobjekten werden aufgrund der Einwilligung, Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO, der Vertragserfüllung, Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO und im Übrigen aufgrund des berechtigten Interesses nach Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO für die Dauer der jeweiligen Forschungs- und Bildungsprojekte gespeichert. Da Nutzer*innen auch noch Jahre später ggf. Projektergebnissen veröffentlichen können, die personenbezogene Daten von zugangsbeschränkten Sammlungsobjekten des EHAA zitieren oder paraphrasieren, werden die Nutzungsverträge inklusive Namen und Kontaktdaten i.d.R. dauerhaft archiviert. Die Verträge und damit die Namen und Kontaktdaten von Antragssteller*innen werden nur vernichtet, wenn die Antragssteller*innen glaubhaft darlegen können und verbindlich zusichern, dass keine (weitere) Veröffentlichung von Projektergebnissen, die personenbezogene Daten von zugangsbeschränkten Sammlungsobjekten des EHAA zitieren oder paraphrasieren, erfolgt und ggf. angefertigte Kopien und Abschriften nachweislich vernichtet worden sind.
Im Übrigen greifen die allgemeinen Regelungen, wie sie in der Datenschutzerklärung der Humboldt-Universität zu Berlin festgelegt sind (https://www.hu-berlin.de/de/hu/impressum/datenschutzerklaerung).
Rechte der Betroffenen
Im Rahmen der gesetzlichen Vorgaben haben alle Betroffenen grundsätzlich das Recht auf eine unentgeltliche Auskunft über die zu ihrer Person gespeicherten Daten sowie ein Recht auf Berichtigung, Löschung, Einschränkung der Verarbeitung ihrer Daten, Datenübertragbarkeit sowie Widerspruch.
Sofern die Daten zum Zeitpunkt der Anfrage bereits gelöscht sind, ist keine Auskunft, Berichtigung oder Übertragung mehr möglich.
Darüber hinaus besteht das Recht, Einwilligungen jederzeit zu widerrufen. Dies hat zur Folge, dass die Verarbeitung personenbezogener Daten für die Zukunft unzulässig wird. Eine bis zum Widerruf rechtmäßig erfolgte Verarbeitung wird dadurch nicht berührt.
Im Falle des Widerrufs werden entsprechende Daten z.B. unverzüglich aus den entsprechenden Internet-Angeboten gelöscht.
Bei Nutzung von zugangsbeschränkten Sammlungsobjekten (im Lesesaal des Grimm-Zentrums der HU) haben Nutzer*innen das Recht auf Löschung oder Einschränkung der Datenverarbeitung in der Regel nur, sofern die im Abschnitt „Speicherdauer“ unter c) angegebenen Voraussetzungen vorliegen.
Zuständig für die Betroffenenrechte im Rahmen der online-Nutzung ist die technische Betreuung des Medienrepositoriums (mr-support@cms.hu-berlin.de). Im Übrigen ist die Sammlungsverwaltung des EHAA für die Betroffenenrechte zuständig (ehaa.euroethno [at] hu-berlin.de).
Haben Betroffene Zweifel an der Rechtmäßigkeit der Verarbeitung der sie betreffenden personenbezogenen Daten, besteht das Recht, bei einer mitgliedstaatlichen Aufsichtsbehörde Beschwerde einzulegen. Zuständige Aufsichtsbehörde für die Humboldt-Universität zu Berlin ist die Berliner Beauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit, Friedrichstraße 219, 10969 Berlin. Daneben können sich die Betroffenen in datenschutzrechtlichen Fragen an die Behördliche Datenschutzbeauftragte der Humboldt-Universität zu Berlin wenden.