Datenschutzerklärung für das Asset-Management-System „Medien-Repositorium“ an der Humboldt-Universität zu Berlin - Version 1 (Juni 2024)

Die Humboldt-Universität zu Berlin stellt Mitgliedern der HU Berlin das Asset-Management-System „Medien-Repositorium“ zur Speicherung, Verwaltung und Weitergabe von Mediendateien bereit. Durch die Nutzung des Medien-Repositoriums werden personenbezogene Daten erhoben und gespeichert. In unserer Datenschutzerklärung erläutern wir, wie Ihre Daten im Medien-Repositorium verarbeitet werden, welche Rechte Sie haben und wer Ihre Ansprechpartner:innen sind.

1. Verantwortliche nach Art. 13 DSGVO

1.1 Name und Anschrift der für die Verarbeitung Verantwortlichen

Humboldt-Universität zu Berlin
Die Präsidentin
Frau Prof. Dr. Julia von Blumenthal
Unter den Linden 6
10099 Berlin
Tel.: +49 (30) 2093-0 (Zentrale)

1.2 Zuständige Organisationseinheit, Ansprechpartner:in

Zentraleinrichtung Computer- und Medienservice (CMS), Medien-Repositorium:
Christin Eberhardt
E-Mail: mr-support@cms.hu-berlin.de

2. Rechtsgrundlagen der Datenverarbeitung

Bei der Verarbeitung sind die Datenschutz-Grundverordnung der EU (DSGVO), das Bundesdatenschutzgesetz (BDSG) und das Berliner Datenschutzgesetz (BlnDSG) zu beachten.

Im Falle einer Anmeldung erfolgt die Datenverarbeitung auf Grundlage einer freiwilligen Einwilligung gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO.

Die Verarbeitung von Protokolldaten ist zur Wahrung der berechtigten Interessen der Verantwortlichen erforderlich und erfolgt gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Das berechtigte Interesse besteht in der technischen Gewährleistung des stabilen und sicheren Systembetriebs.

Rechtsgrundlage für die Verarbeitung personenbezogener Daten der Nutzenden im Zusammenhang mit der Verwendung von Cookies einschließlich des Einsatzes des Web-Analyse-Tools „Matomo“ ist ebenfalls Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Das berechtigte Interesse besteht in der technischen Gewährleistung des stabilen und sicheren Systembetriebs (Login-/ Zugriffsberechtigungs-Cookies) sowie zudem in der Verbesserung der Website (funktionale einschließlich Analyse-Cookies).

3. Zwecke und Umfang der Verarbeitung personenbezogener Daten

Die Daten werden im Rahmen eines bestimmten Projekts bzw. Bereichs im Medien-Repositorium zum Zweck der kollaborativen Verwaltung von Mediendateien verarbeitet.

Beim Einsatz des Medien-Repositoriums werden personenbezogene Daten der Nutzenden aus den nachfolgend genannten Kategorien verarbeitet:

Anmeldedaten

Die Anmeldedaten werden bei der ersten Anmeldung (Registrierung) zum Zweck der Authentifizierung und Autorisierung automatisch in die Datenbank des Medien-Repositoriums übertragen. Es handelt sich um die Pflichtangaben Name (entspricht bei HU-Angehörigen bei einer Anmeldung über Ldap dem Hochschulaccount), Kennwort (Speicherung als Hash), Namen (bearbeitbar) und E-Mail-Adresse (entspricht bei HU-Angehörigen bei einer Anmeldung über Ldap der Email-Adresse der HU, bearbeitbar).

Bei der Registrierung oder auch im Nachhinein können Sie freiwillig weitere Angaben unter „Profil“ hinzufügen, die anschließend für andere Nutzende sichtbar sind. Sie können die freiwillig zugefügten Daten jederzeit entfernen.

Nutzungsdaten

Nutzungs- bzw. Inhaltsdaten entstehen, wenn Sie selbst Daten im Medien-Repositorium eingeben. Hierzu gehören z. B. hochgeladene Dateien, Kommentare, Metadaten und Bewertungen von Ressourcen.

Die Administration des jeweiligen Projekts im Medien-Repositorium und Nutzende, denen durch die Administration entsprechende Zugriffsrechte erteilt wurden, verfügen über einen projektspezifischen Zugriff auf die Nutzungsdaten.

Protokolldaten

Die Webseite der Humboldt-Universität zu Berlin erfasst mit jedem Aufruf der Webseite durch eine betroffene Person oder ein automatisiertes System eine Reihe von allgemeinen Daten und Informationen. Diese allgemeinen Daten und Informationen werden in den Logfiles der Server gespeichert. Erfasst werden die (1) verwendeten Browsertypen und Versionen, (2) das vom zugreifenden System verwendete Betriebssystem, (3) die Webseite, von welcher ein zugreifendes System auf unsere Webseite gelangt (sogenannte Referrer), (4) die Unterwebseiten, welche über ein zugreifendes System auf unserer Webseite angesteuert werden, (5) das Datum und die Uhrzeit eines Zugriffs auf die Webseite, (6) die zur Anonymisierung um die letzte Stelle reduzierte Internet-Protokoll-Adresse (IP-Adresse) und (7) sonstige ähnliche Daten und Informationen, die der Gefahrenabwehr im Falle von Angriffen auf unsere informationstechnologischen Systeme dienen.

Bei der Nutzung dieser allgemeinen Daten und Informationen zieht die Humboldt-Universität zu Berlin keine Rückschlüsse auf die betroffene Person. Diese Informationen werden vielmehr benötigt, um (1) die Inhalte unserer Webseite korrekt auszuliefern, (2) die Inhalte unserer Webseite zu optimieren, (3) die dauerhafte Funktionsfähigkeit unserer IT-Systeme und der Technik unserer Webseite zu gewährleisten sowie (4) um Strafverfolgungsbehörden im Falle eines Cyberangriffes die zur Strafverfolgung notwendigen Informationen bereitzustellen. Diese anonym erhobenen Daten und Informationen werden durch die Humboldt-Universität zu Berlin daher einerseits statistisch und ferner mit dem Ziel ausgewertet, den Datenschutz und die Datensicherheit in unserer Einrichtung zu erhöhen, um letztlich ein optimales Schutzniveau für die von uns verarbeiteten personenbezogenen Daten sicherzustellen. Die anonymen Daten der Server-Logfiles werden getrennt von allen durch eine betroffene Person angegebenen personenbezogenen Daten gespeichert.

Bei der Verwendung des Medien-Repositoriums werden im Hintergrund weitere (projektspezifische) Protokolldaten erhoben. Dazu gehören Informationen zu Aktionen im Medien-Repositorium wie die Anmeldung sowie das Hochladen und Bearbeiten von Ressourcen (Speicherung von Aktion, Zeitpunkt und Account). Die Administration des jeweiligen Projekts im Medien-Repositorium verfügt zum Zwecke der Nachvollziehbarkeit von Veränderungen und Problemen über einen projektspezifischen Zugriff auf für sie relevante Aktionen, insbesondere die Bearbeitung von Ressourcen.

Teilnahme als anonymer Gast

Soweit ein Projekt für anonyme Gäste zugänglich ist, können Sie teilnehmen, ohne sich anzumelden. In diesem Fall werden ausschließlich Protokolldaten verarbeitet.

4. Dauer der Speicherung

Die allgemeinen Daten in Ihrem Profil (Anmeldedaten und weitere Profildaten) werden bis zur Löschung des Accounts gespeichert. Sie können die zusätzlichen Einträge im Profil jederzeit ergänzen und löschen. Die Nutzungsdaten (hochgeladene Dateien, Metadaten) werden bis zur Löschung des Projekts im Medien-Repositorium gespeichert. Projektspezifische Protokolldaten zur Bearbeitung von Ressourcen werden bis zur Löschung des Projekts gespeichert. Nach Löschung des Accounts erfolgt die Speicherung anonymisiert; weder lässt sich die Aktion einer Person zuordnen noch mit einer anderen Aktion verknüpfen. Sonstige (allgemeine) Protokolldaten auf den Servern werden nach 7 Tagen gelöscht.

Nach Accountlöschung bleiben im Medien-Repositorium veröffentlichte Beiträge und Aktionen anonymisiert erhalten.

Sollten Sie Ihren HU-Account zum Einloggen im Medien-Repositorium verwenden, werden bei einer Löschung des Accounts nur die im Medien-Repositorium gespeicherten Bestandsdaten (d.h. die Daten Ihres persönlichen Profils) gelöscht, nicht jedoch der HU-Account selbst (z.B. zur Nutzung von HU-Mail).

5. Empfänger:innen der Daten

Empfänger:innen der Anmelde- (Name, Email-Adresse), Nutzungs- und weiteren Protokolldaten (Änderungssprotokoll) sind die Verantwortlichen des jeweiligen Projekts im Medien-Repositorium sowie (im Falle von Nutzungsdaten) Nutzende, denen von der Administration entsprechende Zugriffsrechte erteilt wurden.

Die Daten werden nicht an unberechtigte Dritte weitergegeben oder zu anderen Zwecken verarbeitet.

6. Übermittlung der Daten in ein Drittland oder an eine internationale Organisation

Die Datenverarbeitung des Medien-Repositoriums findet auf Servern der Humboldt-Universität zu Berlin statt. Eine Übermittlung an eine internationale Organisation oder ein Drittland findet nicht statt.

7. Pflicht zur Bereitstellung von Daten

Die Bereitstellung Ihrer Daten im Medien-Repositorium erfolgt freiwillig. Sie sind insoweit nicht verpflichtet, Ihre Daten bereitzustellen und haben im Fall der Nichtbereitstellung keine rechtlichen Nachteile zu befürchten, Sofern Sie jedoch die Anmeldedaten nicht bereitstellen, kann dementsprechend auch keine Anmeldung erfolgen.

Die Bereitstellung von z.B. erweiterten Profildaten oder sonstigen Beiträgen ist freiwillig. Eine Nicht-Bereitstellung führt zu keiner weiteren Nutzungseinschränkung.

8. Verwendung von Cookies

Das Medien-Repositorium verwendet Cookies. Bei Cookies handelt es sich um Textdateien, die beim Aufrufen der Website im Internetbrowser bzw. vom Internetbrowser auf dem Computersystem des Nutzers bzw. der Nutzerin gespeichert werden.

Zahlreiche Webseiten und Server verwenden Cookies. Viele Cookies enthalten eine sogenannte Cookie-ID. Eine Cookie-ID ist eine eindeutige Kennung des Cookies. Sie besteht aus einer Zeichenfolge, durch die Webseiten und Server dem konkreten Webbrowser zugeordnet werden können, in dem das Cookie gespeichert wurde. Dies ermöglicht es den besuchten Webseiten und Servern, den individuellen Browser der betroffenen Person von anderen Webbrowsern, die andere Cookies enthalten, zu unterscheiden. Ein bestimmter Webbrowser kann über die eindeutige Cookie-ID wiedererkannt und identifiziert werden.

Es kommen folgende Cookies zum Einsatz:

user identifiziert die eingeloggten Nutzenden über eine anonyme ID und speichert ihre Anmeldung für die aktuelle Sitzung. Dieses Cookie ist für die Nutzung des Medien-Repositoriums erforderlich, damit der Login und die Zugriffsberechtigungen innerhalb des Medien-Repositoriums während der Sitzung erhalten bleiben. Es wird nach Beendigung der Session (Beenden des Browsers) gelöscht, es sei denn, es wird bei der Option „Mich auf dem Gerät eingeloggt lassen“ ein Häkchen gesetzt.
rs_session identifiziert eine aktive Session im Falle einer (anonymen) Nutzung über eine anonyme ID. Dieses Cookie hat eine Haltbarkeit von 7 Tagen und wird anschließend – je nach Browsereinstellungen – vom Browser gelöscht bzw. nicht mehr vom Browser an den Server gesendet.
language speichert die verwendete Sprache. Dieses Cookie hat eine Haltbarkeit von 1000 Tagen und wird anschließend – je nach Browsereinstellungen – vom Browser gelöscht bzw. nicht mehr vom Browser an den Server gesendet.
zudem werden funktionale Cookies (z.B. zur präferierten Darstellung der Suchergebnisse) gespeichert. Diese Cookies haben eine Haltbarkeit von bis zu 1000 Tagen und werden anschließend – je nach Browsereinstellungen – vom Browser gelöscht bzw. nicht mehr vom Browser an den Server gesendet.

Sie können das Setzen von Cookies durch unsere Webseite jederzeit mittels einer entsprechenden Einstellung des genutzten Webbrowsers verhindern und damit der Setzung von Cookies dauerhaft widersprechen. Allerdings können dann nicht mehr alle Funktionen des Medien-Repositoriums genutzt werden. Ferner können bereits gesetzte Cookies jederzeit über einen Webbrowser oder andere Softwareprogramme gelöscht werden bzw. über die Einstellungen des Browsers bestimmt werden, dass bei Beendigung des Browsers sämtliche Cookies entfernt werden. Dies ist in allen gängigen Webbrowsern möglich.

9. Datenschutzbestimmungen zum Einsatz und Verwendung von Web-Analyse-Tools

Im Medien-Repositorium wurde die Web-Analyse-Komponente „Matomo“ integriert. Web-Analyse ist die Erhebung, Sammlung und Auswertung von Daten über das Verhalten von Besucher:innen von Webseiten. Ein Web-Analyse-Tool erfasst unter anderem Daten darüber, von welcher Webseite eine betroffene Person auf eine Webseite gekommen ist (sogenannter Referrer), auf welche Unterseiten der Webseite zugegriffen oder wie oft und für welche Verweildauer eine Unterseite betrachtet wurde. Eine Web-Analyse wird überwiegend zur Optimierung einer Webseite eingesetzt.

Die Software „Matomo“ wird auf einem Server des Computer- und Medienservice der HU betrieben, die datenschutzrechtlich relevanten Logdateien werden ausschließlich auf diesem Server gespeichert. Wir verwenden die Daten über die Nutzung unserer Website nur anonymisiert.

Matomo verwendet Cookies, die eine Analyse der Benutzung der Website ermöglichen. Zu diesem Zweck werden die durch das Cookie erzeugten Nutzungsinformationen (einschließlich Ihrer gekürzten IP-Adresse) an unseren Server übertragen und zu Nutzungsanalysezwecken gespeichert. Ihre IP-Adresse wird bei diesem Vorgang umgehend anonymisiert, so dass Sie als Nutzer/in für uns anonym bleiben. Die durch das Cookie erzeugten Informationen über Ihre Benutzung dieser Webseite werden nicht an Dritte weitergegeben. Sie können die Verwendung der Cookies durch eine entsprechende Browser- Einstellung verhindern.

Wenn Sie mit der Speicherung und Auswertung dieser Daten aus Ihrem Besuch dennoch nicht einverstanden sind, können Sie der Speicherung und Nutzung nachfolgend per Mausklick widersprechen. In diesem Fall wird in Ihrem Browser ein sog. Opt-Out-Cookie abgelegt, was zur Folge hat, dass Matomo keinerlei Sitzungsdaten erhebt. Achtung: Wenn Sie Ihre Cookies löschen, so hat dies zur Folge, dass auch das Opt-Out-Cookie gelöscht wird und ggf. von Ihnen erneut aktiviert werden muss.

Speicherung und Nutzung meiner Nutzungsdaten durch Matomo widersprechen

Weitere Informationen und die geltenden Datenschutzbestimmungen von Matomo können unter http://matomo.org/docs/privacy/ abgerufen werden.

10. Ihre Rechte als betroffene Person

Werden Ihre personenbezogenen Daten verarbeitet, sind Sie Betroffene:r im Sinne der DSGVO und es stehen Ihnen folgende Rechte gegenüber dem Verantwortlichen bzw. der verantwortlichen Stelle zu:

10.1 Auskunftsrecht, Art. 15 DSGVO

Sie haben gegenüber den Verantwortlichen der Datenverarbeitung das Recht, Auskunft über die zu Ihrer Person gespeicherten Daten zu erhalten (Art. 15 DSGVO). Die über Sie im Medien-Repositorium gespeicherten Daten werden Ihnen auf Anfrage an mr-support@cms.hu-berlin.de zur Verfügung gestellt.

10.2 Recht auf Berichtigung, Art. 16 DSGVO

Sollten unrichtige personenbezogene Daten über Sie verarbeitet werden, steht Ihnen unter den Bedingungen des Art. 16 DSGVO ein Recht auf Berichtigung zu. Eine Vielzahl der Daten können Sie im Medien-Repositorium direkt selbst anpassen (s. Profil). Alternativ wenden Sie sich bitte an mr-support@cms.hu-berlin.de.

10.3 Recht auf Löschung Art. 17 DSGVO und Einschränkung der Verarbeitung, Art. 18 DSGVO

Sie haben unter den Bedingungen gem. Art. 17 DSGVO einen Anspruch darauf, dass Ihre personenbezogenen Daten gelöscht werden (z. B. wenn diese unrichtig sind oder für die weitere Verarbeitung keine Rechtsgrundlage besteht). Ein Recht auf Löschung von Daten besteht nicht, wenn die Verantwortlichen berechtigt oder verpflichtet sind, die Daten aus gesetzlichen Gründen oder aufgrund eines berechtigten Interesses zu verarbeiten. Zu den Einschränkungen bei Löschungen von Inhaltsdaten (z.B. Forenbeiträge) siehe unter 4.

Unter den Voraussetzungen des Art. 18 DSGVO können Sie die Einschränkung der Verarbeitung der Sie betreffenden personenbezogenen Daten verlangen (z.B. bei Streitigkeit über die Richtigkeit von Angaben).

10.4 Recht auf Datenübertragbarkeit, Art. 20 DSGVO

Soweit die Verarbeitung aufgrund einer Einwilligung oder eines Vertrages erfolgt, haben Sie unter den Bedingungen des Art. 20 DSGVO einen Anspruch, Ihre personenbezogenen Daten, die Sie dem Verantwortlichen bereitgestellt haben, in einem strukturierten, gängigen und maschinenlesbaren Format zu erhalten.

10.5 Widerrufsrecht bei Einwilligung

Soweit die Verarbeitung aufgrund Ihrer Einwilligung geschieht (Art. 6 Abs. 1 lit. a bzw. Art. 9 Abs. 2 lit. a DSGVO), steht Ihnen das Recht zu, die Einwilligung zur Verarbeitung Ihrer Daten ohne Angabe von Gründen zu widerrufen. Durch den Widerruf der Einwilligung wird die Rechtmäßigkeit der aufgrund der Einwilligung bis zum Widerruf erfolgten Verarbeitung nicht berührt. Der Widerruf kann jedoch dazu führen, dass Sie danach keinen Zugang mehr zum jeweiligen Projekt im Medien-Repositorium haben. Wenden Sie sich für den Widerruf der Einwilligung bitte an die jeweiligen Projektverantwortlichen. Eine Löschung der Daten aufgrund eines Widerrufs ist nicht möglich, soweit die Datenverarbeitung auf anderen Rechtsgrundlagen beruht.

10.6 Widerspruchsrecht, Art. 21 DSGVO

Soweit die Verarbeitung aufgrund von Art. 6 Abs. 1 lit. e DSGVO oder Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO erfolgt, haben Sie – sofern die gesetzlichen Voraussetzungen vorliegen – das Recht, aus Gründen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben, jederzeit gegen die Verarbeitung Sie betreffender personenbezogener Daten Widerspruch einzulegen (Art. 21 DSGVO, § 36 BDSG). Legen Sie Widerspruch ein, werden Ihre personenbezogenen Daten nicht mehr verarbeitet, es sei denn, es können zwingende berechtigte Gründe für die Verarbeitung nachgewiesen werden, die Ihre Interessen, Rechte und Freiheiten überwiegen, oder die Verarbeitung dient der Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen.

Der Widerspruch kann formlos eingelegt werden. Aus Nachweisgründen bitten wir Sie, den Widerspruch per Post oder E-Mail mitzuteilen. Bitte verwenden Sie den Betreff „Widerspruch“. Wenden Sie sich für den Widerspruch bitte an die Verantwortlichen des jeweiligen Projekts bzw. Bereichs im Medien-Repositorium. Alternativ wenden Sie sich bitte an den Support des Medien-Repositoriums (mr-support@cms.hu-berlin.de).

11. Beschwerderecht bei der Aufsichtsbehörde

Sofern Sie der Ansicht sind, dass die Verarbeitung der sie betreffenden personenbezogenen Daten gegen Datenschutzbestimmungen verstößt, haben Sie gem. Art. 77 DSGVO das Recht, sich an eine Datenschutzaufsichtsbehörde zu wenden, z. B. an die

Berliner Beauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit, Alt-Moabit 59-61, 10555 Berlin (mailbox@datenschutz-berlin.de).

12. Die Datenschutzbeauftragten der Humboldt-Universität zu Berlin

Sie können sich ferner jederzeit, auch vertraulich, an die Behördlichen Datenschutzbeauftragten der Humboldt-Universität zu Berlin wenden.

Tel: +49 (30) 2093-20020
E-Mail: datenschutz@uv.hu-berlin.de

Data Protection Statement for the European HIV/AIDS Archive

Data Controller, Legal Responsibility, and Administration
The European HIV/AIDS Archive (EHAA) is a sub-collection of the university collection “Archiv für Alternativkultur” at the Humboldt-Universität zu Berlin (HU).

European HIV/AIDS Archive
c/o Institute for European Ethnology
Anton-Wilhelm-Amo-Str. 40/41
10117 Berlin

Collection Management: Jonas Tinius, PhD

Phone: +49 30 2093 – 70635
Email: ehaa.euroethno [at] hu-berlin.de

Data Protection Officer
Gesine Hoffmann-Holland

Data Protection Officer at Humboldt-Universität zu Berlin
Unter den Linden 6
10099 Berlin

Tel: +49 (030) 2093-20022
Fax: +49 (030) 2093-20021
Email: datenschutz@uv.hu-berlin.de
https://www.hu-berlin.de/de/datenschutz

Technical Support
The EHAA is hosted and technically supported by the Media Repository of Humboldt-Universität zu Berlin.

CMS – Media Repository
Unter den Linden 6
10119 Berlin

Phone: +49 30 2093 70000
Email: mr-support@cms.hu-berlin.de

Legal Basis and Purpose of Data Processing
The EHAA collects audio and video recordings, as well as transcripts of interviews and focus group discussions with individuals (primarily) from European countries (including EU candidate states) regarding the history and present of the individual, societal, and political response to HIV/AIDS. Additionally, digitised supplementary materials related to the interviews (e.g. photos or CVs – without contact details), photo or film documentation, and documents related to AIDS policies and the AIDS movement (both current and historical) may be included in the collection.

The collection serves to document societal and political responses to HIV/AIDS and to remember the diverse civil society engagement in this field. The EHAA permanently archives these collection objects and makes them accessible to external interested parties for research and educational purposes. "Educational purposes" include, in addition to individual educational intentions, uses in the context of events or exhibitions in educational institutions, memorial sites, or museums, as well as in books, catalogues, display panels, etc.

To ensure the findability of EHAA collection objects, metadata about the objects are provided. The metadata include:

Information about the language of the interview, document, or other material,
The location and date of the interview recording or creation of the material,
Names of interviewees, authors, or other creators,
Their institutional affiliation, places of activity, and time period, and, if applicable, their year of birth and self-ascribed labels, and
A general description of the content via keywords.

Access restrictions to data/collection objects in the EHAA arise from the consent declarations of the interviewees, who may not allow unrestricted online use, as well as the necessity to protect the personal data of third parties.

Access to unrestricted collection objects and their associated metadata is available online through the HU Media Repository, which is hosted on HU servers. Collection objects with usage restrictions can be accessed at the university's Jacob-und-Wilhelm-Grimm-Zentrum with approval through a usage application in accordance with the permissions set out in the consent declarations.

If the collection management has a legitimate interest in being able to demonstrate that collection objects were included in the EHAA due to consent declarations and granted usage rights, these documents, along with coding and an ID assignment list linking interview and discussion partners to the collection objects, will be permanently archived, as necessary.

The collection management has a legitimate interest in being able to prove that external collection users, who apply for access to restricted collection objects in the research reading room of the Grimm Library, have been made aware of and are obligated to comply with the usage conditions. For this purpose, user agreements, including names and contact details of users, will be retained.

The legal basis for data processing is, on the one hand, voluntary consent under Art. 6(1)(a) GDPR, the performance of a contract under Art. 6(1)(b) GDPR, and, on the other hand, a legitimate interest under Art. 6(1)(f) GDPR. Regarding the processing of personal data of third parties, the legal basis is Art. 6(1)(e) GDPR in conjunction with § 17 BlnDSG.

In accordance with the different purposes and legitimate interests of the collection's use and management of the EHAA, three categories of data are distinguished: collection objects, metadata, and administrative data.

For the collection of general data and information related to the (account-related) use of the Media Repository, the use of cookies, and web analytics tools, as well as email communications with the collection management and administration, the "Data Protection Statement" of the Humboldt-Universität zu Berlin applies. It can be accessed here: https://www.hu-berlin.de/en/hu-en/imprint/data-protection-statement. These types of data processing are therefore not explained here.

Description of the Categories of Data Subjects and the Categories of Personal Data

In order to fulfil the purposes and legitimate interests mentioned above, it is necessary to process personal data from the following categories of data subjects:

a) Interviewers,
b) Interviewees or discussion participants,
c) Third parties mentioned in recorded interviews or discussions, or in policy documents,
d) Individuals who appear in images or film footage, and
e) Users of the collection who submit a request to access restricted collection objects.

For the above categories of data subjects, the following categories of personal data are processed:

Name:
In cases a) to e), if a consent declaration (a-d) or an appropriate work/fee-based contract (a) or a usage request or contract (e) is in place, or if, in the case of c) or d), the individual is a person of historical importance and no overriding legitimate interests of the data subject exist.
Contact details:
In cases a) to e), if a consent declaration (a-d) or an appropriate work/fee-based contract (a) or a usage request or contract (e) is in place.
Institutional affiliation, places and periods of activity, and, where applicable, year of birth, as well as, where applicable, "special categories of personal data" (under Art. 9 GDPR), specifically "racial or ethnic origin", "political opinions", "religious or philosophical beliefs", "trade union membership", "health data", and "sex life and sexual orientation":

In cases a) to d), if consent is obtained or if another form of permission is in place, and in case d) this applies only if the image allows the conclusion of such data.

For a GDPR-compliant handling of personal or personally identifiable data of third parties mentioned in interviews or other archived collection objects, as well as of photographed or filmed individuals (cases c) and d)), please refer to the relevant section of this Data Protection Statement.

Access Rights and Categories of Recipients to Whom Personal Data Have Been or Will Be Disclosed (Internal/External), Including Recipients in Third Countries

I) Collection Objects and Metadata of the EHAA:

a) Persons with unrestricted access to all collection objects and metadata:

The collection management and collection administrators of the EHAA (members of the HU community).

b) Recipients with restricted access to collection objects and metadata:

External users of the EHAA collection: Access to collection objects and metadata that are unrestricted for use is provided online via the HU Media Repository, which is hosted on the HU servers. Access to restricted collection objects may be granted, subject to the permissions defined in the consent forms, upon approval of the usage request, and can be accessed in the Jakob-Whilhelm-Grimm-Zentrum. In such cases, users are obligated to adhere to data protection regulations and implement technical and organisational safeguards, including data anonymisation. If consent has been granted by the interviewees/discussion participants, users may be authorised to make copies of transcripts and records of the data material in a manner proportionate to the research goal and to retain them for the duration of the research or educational project. Usage contracts apply universally to all EHAA collection objects.

II) Administrative Data of the EHAA:

Internal recipients with unrestricted access to data:

Collection management and collection administrators (persons with HU affiliation).

The transmission of restricted access data to third parties will not occur unless the collection management is legally obliged to do so.

The use of the EHAA is facilitated via the HU Media Repository and is generally possible without the need for an account or login. The Data Protection Statement of the Humboldt-Universität zu Berlin applies, which can be accessed here: https://www.hu-berlin.de/en/hu-en/imprint/data-protection-statement.

When contacting the collection management or administration via email, the general provisions of the Data Protection Statement, as outlined in Section 3, also apply.

The HU Data Protection Statement also applies to the collection of general data and information regarding the use of the Media Repository, the deployment of cookies, and the web analytics component "Matomo."

Transmission to Third Countries

No direct transfer of personal data from the EHAA to other companies or institutions based outside the EU takes place. Data that is freely searchable in the EHAA is available worldwide on the internet.

Information on the Processing of Personal Data of Third Parties

In the context of the EHAA or the collection objects, personal or personally identifiable data of third parties may, in some cases, be disclosed or processed. The processing of personal data of third parties is, in accordance with Art. 6(1)(e) GDPR in conjunction with § 17 BlnDSG, exceptionally and limitedly permitted for scientific or historical research purposes in the public interest, under the conditions set out there. Appropriate safeguards, such as pseudonymisation and anonymisation, will be implemented as early as possible.

Interviewers request that their interviewees do not disclose third-party data. However, it is not possible to entirely prevent third parties from being mentioned in audio/video recordings or for their data to potentially be inferred from accompanying documents, photographs, or film footage. Due to the large number of data items included as collection objects in the EHAA and the limited human resources of the collection administration, individually notifying affected third parties and obtaining consent in these cases would usually require disproportionate effort and could seriously impair the data processing carried out for scientific and historical research purposes. However, personal data of third parties will not be published or made accessible to others, unless the affected person has consented or the publication is necessary for presenting research results on historical events, and no overriding legitimate interests of the affected person exist, see § 17(3) BlnDSG. Personal data of third parties in interview recordings and transcripts will be anonymised.

For photographed or filmed individuals, consent (the right to one’s own image) will be obtained, unless the recordings are of public events, protests, or demonstrations, i.e., "assemblies, processions, or similar events" under § 23(1) No. 3 KUG, where the focus is on the events or demonstrations themselves rather than individual persons.

The Data Protection Statement of the EHAA provides the information to be communicated to the public in accordance with Art. 14(1), (2) GDPR.

Data Retention Period

a) Collection objects of the EHAA and the associated metadata, including personal data and particularly sensitive data, are stored permanently, provided that this is permitted through the granting of usage rights or a consent declaration; otherwise, interviews/conversations or policy documents will not be included in the EHAA. In the event of the revocation of a consent declaration, the data – along with the metadata – will be promptly deleted using secure deletion methods.

b) Usage rights and consent declarations, including names and contact details as well as ID lists, will be stored permanently on the basis of Art. 7(1) GDPR and the legitimate interest under Art. 6(1)(f) GDPR, unless usage permissions are explicitly revoked or the corresponding research data are fully anonymised. All personal data will be deleted once their retention is no longer necessary to achieve the purpose for which they were collected.

c) Usage contracts, including names and contact details, for the use of restricted access collection objects, are stored based on consent (Art. 6(1)(a) GDPR), contract fulfilment (Art. 6(1)(b) GDPR), and, where applicable, the legitimate interest (Art. 6(1)(f) GDPR) for the duration of the respective research and educational projects. As users may, even years later, potentially publish project results that quote or paraphrase personal data from restricted access collection objects of the EHAA, the usage contracts, including names and contact details, are generally archived permanently. The contracts, and thus the names and contact details of applicants, will only be destroyed if the applicants can credibly demonstrate and formally assure that no further publication of project results, which quote or paraphrase personal data from restricted access collection objects of the EHAA, will occur, and that any copies or transcripts made have been verifiably destroyed.

Otherwise, the general provisions as set out in the Data Protection Statement of the Humboldt-Universität zu Berlin apply (https://www.hu-berlin.de/en/hu-en/imprint/data-protection-statement).

Rights of Data Subjects

In accordance with the statutory provisions, all data subjects generally have the right to obtain, free of charge, information about the data stored concerning their person, as well as the right to rectification, erasure, the restriction of processing, data portability, and objection.

If the data has already been deleted at the time of the request, no further information, rectification, or transfer will be possible.

Furthermore, data subjects have the right to withdraw consent at any time. This will result in the processing of personal data becoming unlawful for the future. However, any processing that was carried out lawfully up to the point of withdrawal will not be affected.

In the event of withdrawal, the corresponding data will be promptly deleted, for example, from the relevant online services.

When using restricted access collection objects (in the Jakob-und-Wilhelm-Grimm-Zentrum of the HU), users generally only have the right to the erasure or restriction of data processing if the conditions set out under "Data Retention Period" (section c) apply.

The technical support team of the Media Repository (mr-support@cms.hu-berlin.de) is responsible for data subject rights in relation to online usage. The collection management of the EHAA is responsible for data subject rights in other matters (ehaa.euroethno [at] hu-berlin.de).

If data subjects have doubts regarding the lawfulness of the processing of their personal data, they have the right to lodge a complaint with a supervisory authority in a Member State. The competent supervisory authority for Humboldt-Universität zu Berlin is the Berlin Commissioner for Data Protection and Freedom of Information, Friedrichstraße 219, 10969 Berlin. Additionally, data subjects may contact the Data Protection Officer of Humboldt-Universität zu Berlin for any data protection-related queries.