Datenschutzerklärung für das Asset-Management-System „Medien-Repositorium“ an der Humboldt-Universität zu Berlin - Version 1 (Juni 2024)
Die Humboldt-Universität zu Berlin stellt Mitgliedern der HU Berlin das Asset-Management-System „Medien-Repositorium“ zur Speicherung, Verwaltung und Weitergabe von Mediendateien bereit. Durch die Nutzung des Medien-Repositoriums werden personenbezogene Daten erhoben und gespeichert. In unserer Datenschutzerklärung erläutern wir, wie Ihre Daten im Medien-Repositorium verarbeitet werden, welche Rechte Sie haben und wer Ihre Ansprechpartner:innen sind.
1. Verantwortliche nach Art. 13 DSGVO
1.1 Name und Anschrift der für die Verarbeitung Verantwortlichen
Humboldt-Universität zu Berlin Die Präsidentin Frau Prof. Dr. Julia von Blumenthal Unter den Linden 6 10099 Berlin Tel.: +49 (30) 2093-0 (Zentrale)
1.2 Zuständige Organisationseinheit, Ansprechpartner:in
Zentraleinrichtung Computer- und Medienservice (CMS), Medien-Repositorium: Christin Eberhardt E-Mail: mr-support@cms.hu-berlin.de
2. Rechtsgrundlagen der Datenverarbeitung
Bei der Verarbeitung sind die Datenschutz-Grundverordnung der EU (DSGVO), das Bundesdatenschutzgesetz (BDSG) und das Berliner Datenschutzgesetz (BlnDSG) zu beachten.
Im Falle einer Anmeldung erfolgt die Datenverarbeitung auf Grundlage einer freiwilligen Einwilligung gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO.
Die Verarbeitung von Protokolldaten ist zur Wahrung der berechtigten Interessen der Verantwortlichen erforderlich und erfolgt gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Das berechtigte Interesse besteht in der technischen Gewährleistung des stabilen und sicheren Systembetriebs.
Rechtsgrundlage für die Verarbeitung personenbezogener Daten der Nutzenden im Zusammenhang mit der Verwendung von Cookies einschließlich des Einsatzes des Web-Analyse-Tools „Matomo“ ist ebenfalls Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Das berechtigte Interesse besteht in der technischen Gewährleistung des stabilen und sicheren Systembetriebs (Login-/ Zugriffsberechtigungs-Cookies) sowie zudem in der Verbesserung der Website (funktionale einschließlich Analyse-Cookies).
3. Zwecke und Umfang der Verarbeitung personenbezogener Daten
Die Daten werden im Rahmen eines bestimmten Projekts bzw. Bereichs im Medien-Repositorium zum Zweck der kollaborativen Verwaltung von Mediendateien verarbeitet.
Beim Einsatz des Medien-Repositoriums werden personenbezogene Daten der Nutzenden aus den nachfolgend genannten Kategorien verarbeitet:
Anmeldedaten
Die Anmeldedaten werden bei der ersten Anmeldung (Registrierung) zum Zweck der Authentifizierung und Autorisierung automatisch in die Datenbank des Medien-Repositoriums übertragen. Es handelt sich um die Pflichtangaben Name (entspricht bei HU-Angehörigen bei einer Anmeldung über Ldap dem Hochschulaccount), Kennwort (Speicherung als Hash), Namen (bearbeitbar) und E-Mail-Adresse (entspricht bei HU-Angehörigen bei einer Anmeldung über Ldap der Email-Adresse der HU, bearbeitbar).
Bei der Registrierung oder auch im Nachhinein können Sie freiwillig weitere Angaben unter „Profil“ hinzufügen, die anschließend für andere Nutzende sichtbar sind. Sie können die freiwillig zugefügten Daten jederzeit entfernen.
Nutzungsdaten
Nutzungs- bzw. Inhaltsdaten entstehen, wenn Sie selbst Daten im Medien-Repositorium eingeben. Hierzu gehören z. B. hochgeladene Dateien, Kommentare, Metadaten und Bewertungen von Ressourcen.
Die Administration des jeweiligen Projekts im Medien-Repositorium und Nutzende, denen durch die Administration entsprechende Zugriffsrechte erteilt wurden, verfügen über einen projektspezifischen Zugriff auf die Nutzungsdaten.
Protokolldaten
Die Webseite der Humboldt-Universität zu Berlin erfasst mit jedem Aufruf der Webseite durch eine betroffene Person oder ein automatisiertes System eine Reihe von allgemeinen Daten und Informationen. Diese allgemeinen Daten und Informationen werden in den Logfiles der Server gespeichert. Erfasst werden die (1) verwendeten Browsertypen und Versionen, (2) das vom zugreifenden System verwendete Betriebssystem, (3) die Webseite, von welcher ein zugreifendes System auf unsere Webseite gelangt (sogenannte Referrer), (4) die Unterwebseiten, welche über ein zugreifendes System auf unserer Webseite angesteuert werden, (5) das Datum und die Uhrzeit eines Zugriffs auf die Webseite, (6) die zur Anonymisierung um die letzte Stelle reduzierte Internet-Protokoll-Adresse (IP-Adresse) und (7) sonstige ähnliche Daten und Informationen, die der Gefahrenabwehr im Falle von Angriffen auf unsere informationstechnologischen Systeme dienen.
Bei der Nutzung dieser allgemeinen Daten und Informationen zieht die Humboldt-Universität zu Berlin keine Rückschlüsse auf die betroffene Person. Diese Informationen werden vielmehr benötigt, um (1) die Inhalte unserer Webseite korrekt auszuliefern, (2) die Inhalte unserer Webseite zu optimieren, (3) die dauerhafte Funktionsfähigkeit unserer IT-Systeme und der Technik unserer Webseite zu gewährleisten sowie (4) um Strafverfolgungsbehörden im Falle eines Cyberangriffes die zur Strafverfolgung notwendigen Informationen bereitzustellen. Diese anonym erhobenen Daten und Informationen werden durch die Humboldt-Universität zu Berlin daher einerseits statistisch und ferner mit dem Ziel ausgewertet, den Datenschutz und die Datensicherheit in unserer Einrichtung zu erhöhen, um letztlich ein optimales Schutzniveau für die von uns verarbeiteten personenbezogenen Daten sicherzustellen. Die anonymen Daten der Server-Logfiles werden getrennt von allen durch eine betroffene Person angegebenen personenbezogenen Daten gespeichert.
Bei der Verwendung des Medien-Repositoriums werden im Hintergrund weitere (projektspezifische) Protokolldaten erhoben. Dazu gehören Informationen zu Aktionen im Medien-Repositorium wie die Anmeldung sowie das Hochladen und Bearbeiten von Ressourcen (Speicherung von Aktion, Zeitpunkt und Account). Die Administration des jeweiligen Projekts im Medien-Repositorium verfügt zum Zwecke der Nachvollziehbarkeit von Veränderungen und Problemen über einen projektspezifischen Zugriff auf für sie relevante Aktionen, insbesondere die Bearbeitung von Ressourcen.
Teilnahme als anonymer Gast
Soweit ein Projekt für anonyme Gäste zugänglich ist, können Sie teilnehmen, ohne sich anzumelden. In diesem Fall werden ausschließlich Protokolldaten verarbeitet.
4. Dauer der Speicherung
Die allgemeinen Daten in Ihrem Profil (Anmeldedaten und weitere Profildaten) werden bis zur Löschung des Accounts gespeichert. Sie können die zusätzlichen Einträge im Profil jederzeit ergänzen und löschen. Die Nutzungsdaten (hochgeladene Dateien, Metadaten) werden bis zur Löschung des Projekts im Medien-Repositorium gespeichert. Projektspezifische Protokolldaten zur Bearbeitung von Ressourcen werden bis zur Löschung des Projekts gespeichert. Nach Löschung des Accounts erfolgt die Speicherung anonymisiert; weder lässt sich die Aktion einer Person zuordnen noch mit einer anderen Aktion verknüpfen. Sonstige (allgemeine) Protokolldaten auf den Servern werden nach 7 Tagen gelöscht.
Nach Accountlöschung bleiben im Medien-Repositorium veröffentlichte Beiträge und Aktionen anonymisiert erhalten.
Sollten Sie Ihren HU-Account zum Einloggen im Medien-Repositorium verwenden, werden bei einer Löschung des Accounts nur die im Medien-Repositorium gespeicherten Bestandsdaten (d.h. die Daten Ihres persönlichen Profils) gelöscht, nicht jedoch der HU-Account selbst (z.B. zur Nutzung von HU-Mail).
5. Empfänger:innen der Daten
Empfänger:innen der Anmelde- (Name, Email-Adresse), Nutzungs- und weiteren Protokolldaten (Änderungssprotokoll) sind die Verantwortlichen des jeweiligen Projekts im Medien-Repositorium sowie (im Falle von Nutzungsdaten) Nutzende, denen von der Administration entsprechende Zugriffsrechte erteilt wurden.
Die Daten werden nicht an unberechtigte Dritte weitergegeben oder zu anderen Zwecken verarbeitet.
6. Übermittlung der Daten in ein Drittland oder an eine internationale Organisation
Die Datenverarbeitung des Medien-Repositoriums findet auf Servern der Humboldt-Universität zu Berlin statt. Eine Übermittlung an eine internationale Organisation oder ein Drittland findet nicht statt.
7. Pflicht zur Bereitstellung von Daten
Die Bereitstellung Ihrer Daten im Medien-Repositorium erfolgt freiwillig. Sie sind insoweit nicht verpflichtet, Ihre Daten bereitzustellen und haben im Fall der Nichtbereitstellung keine rechtlichen Nachteile zu befürchten, Sofern Sie jedoch die Anmeldedaten nicht bereitstellen, kann dementsprechend auch keine Anmeldung erfolgen.
Die Bereitstellung von z.B. erweiterten Profildaten oder sonstigen Beiträgen ist freiwillig. Eine Nicht-Bereitstellung führt zu keiner weiteren Nutzungseinschränkung.
8. Verwendung von Cookies
Das Medien-Repositorium verwendet Cookies. Bei Cookies handelt es sich um Textdateien, die beim Aufrufen der Website im Internetbrowser bzw. vom Internetbrowser auf dem Computersystem des Nutzers bzw. der Nutzerin gespeichert werden.
Zahlreiche Webseiten und Server verwenden Cookies. Viele Cookies enthalten eine sogenannte Cookie-ID. Eine Cookie-ID ist eine eindeutige Kennung des Cookies. Sie besteht aus einer Zeichenfolge, durch die Webseiten und Server dem konkreten Webbrowser zugeordnet werden können, in dem das Cookie gespeichert wurde. Dies ermöglicht es den besuchten Webseiten und Servern, den individuellen Browser der betroffenen Person von anderen Webbrowsern, die andere Cookies enthalten, zu unterscheiden. Ein bestimmter Webbrowser kann über die eindeutige Cookie-ID wiedererkannt und identifiziert werden.
Es kommen folgende Cookies zum Einsatz:
- user identifiziert die eingeloggten Nutzenden über eine anonyme ID und speichert ihre Anmeldung für die aktuelle Sitzung. Dieses Cookie ist für die Nutzung des Medien-Repositoriums erforderlich, damit der Login und die Zugriffsberechtigungen innerhalb des Medien-Repositoriums während der Sitzung erhalten bleiben. Es wird nach Beendigung der Session (Beenden des Browsers) gelöscht, es sei denn, es wird bei der Option „Mich auf dem Gerät eingeloggt lassen“ ein Häkchen gesetzt.
- rs_session identifiziert eine aktive Session im Falle einer (anonymen) Nutzung über eine anonyme ID. Dieses Cookie hat eine Haltbarkeit von 7 Tagen und wird anschließend – je nach Browsereinstellungen – vom Browser gelöscht bzw. nicht mehr vom Browser an den Server gesendet.
- language speichert die verwendete Sprache. Dieses Cookie hat eine Haltbarkeit von 1000 Tagen und wird anschließend – je nach Browsereinstellungen – vom Browser gelöscht bzw. nicht mehr vom Browser an den Server gesendet.
- zudem werden funktionale Cookies (z.B. zur präferierten Darstellung der Suchergebnisse) gespeichert. Diese Cookies haben eine Haltbarkeit von bis zu 1000 Tagen und werden anschließend – je nach Browsereinstellungen – vom Browser gelöscht bzw. nicht mehr vom Browser an den Server gesendet.
Sie können das Setzen von Cookies durch unsere Webseite jederzeit mittels einer entsprechenden Einstellung des genutzten Webbrowsers verhindern und damit der Setzung von Cookies dauerhaft widersprechen. Allerdings können dann nicht mehr alle Funktionen des Medien-Repositoriums genutzt werden. Ferner können bereits gesetzte Cookies jederzeit über einen Webbrowser oder andere Softwareprogramme gelöscht werden bzw. über die Einstellungen des Browsers bestimmt werden, dass bei Beendigung des Browsers sämtliche Cookies entfernt werden. Dies ist in allen gängigen Webbrowsern möglich.
9. Datenschutzbestimmungen zum Einsatz und Verwendung von Web-Analyse-Tools
Im Medien-Repositorium wurde die Web-Analyse-Komponente „Matomo“ integriert. Web-Analyse ist die Erhebung, Sammlung und Auswertung von Daten über das Verhalten von Besucher:innen von Webseiten. Ein Web-Analyse-Tool erfasst unter anderem Daten darüber, von welcher Webseite eine betroffene Person auf eine Webseite gekommen ist (sogenannter Referrer), auf welche Unterseiten der Webseite zugegriffen oder wie oft und für welche Verweildauer eine Unterseite betrachtet wurde. Eine Web-Analyse wird überwiegend zur Optimierung einer Webseite eingesetzt.
Die Software „Matomo“ wird auf einem Server des Computer- und Medienservice der HU betrieben, die datenschutzrechtlich relevanten Logdateien werden ausschließlich auf diesem Server gespeichert. Wir verwenden die Daten über die Nutzung unserer Website nur anonymisiert.
Matomo verwendet Cookies, die eine Analyse der Benutzung der Website ermöglichen. Zu diesem Zweck werden die durch das Cookie erzeugten Nutzungsinformationen (einschließlich Ihrer gekürzten IP-Adresse) an unseren Server übertragen und zu Nutzungsanalysezwecken gespeichert. Ihre IP-Adresse wird bei diesem Vorgang umgehend anonymisiert, so dass Sie als Nutzer/in für uns anonym bleiben. Die durch das Cookie erzeugten Informationen über Ihre Benutzung dieser Webseite werden nicht an Dritte weitergegeben. Sie können die Verwendung der Cookies durch eine entsprechende Browser- Einstellung verhindern.
Wenn Sie mit der Speicherung und Auswertung dieser Daten aus Ihrem Besuch dennoch nicht einverstanden sind, können Sie der Speicherung und Nutzung nachfolgend per Mausklick widersprechen. In diesem Fall wird in Ihrem Browser ein sog. Opt-Out-Cookie abgelegt, was zur Folge hat, dass Matomo keinerlei Sitzungsdaten erhebt. Achtung: Wenn Sie Ihre Cookies löschen, so hat dies zur Folge, dass auch das Opt-Out-Cookie gelöscht wird und ggf. von Ihnen erneut aktiviert werden muss.
Speicherung und Nutzung meiner Nutzungsdaten durch Matomo widersprechen
Weitere Informationen und die geltenden Datenschutzbestimmungen von Matomo können unter http://matomo.org/docs/privacy/ abgerufen werden.
10. Ihre Rechte als betroffene Person
Werden Ihre personenbezogenen Daten verarbeitet, sind Sie Betroffene:r im Sinne der DSGVO und es stehen Ihnen folgende Rechte gegenüber dem Verantwortlichen bzw. der verantwortlichen Stelle zu:
10.1 Auskunftsrecht, Art. 15 DSGVO
Sie haben gegenüber den Verantwortlichen der Datenverarbeitung das Recht, Auskunft über die zu Ihrer Person gespeicherten Daten zu erhalten (Art. 15 DSGVO). Die über Sie im Medien-Repositorium gespeicherten Daten werden Ihnen auf Anfrage an mr-support@cms.hu-berlin.de zur Verfügung gestellt.
10.2 Recht auf Berichtigung, Art. 16 DSGVO
Sollten unrichtige personenbezogene Daten über Sie verarbeitet werden, steht Ihnen unter den Bedingungen des Art. 16 DSGVO ein Recht auf Berichtigung zu. Eine Vielzahl der Daten können Sie im Medien-Repositorium direkt selbst anpassen (s. Profil). Alternativ wenden Sie sich bitte an mr-support@cms.hu-berlin.de.
10.3 Recht auf Löschung Art. 17 DSGVO und Einschränkung der Verarbeitung, Art. 18 DSGVO
Sie haben unter den Bedingungen gem. Art. 17 DSGVO einen Anspruch darauf, dass Ihre personenbezogenen Daten gelöscht werden (z. B. wenn diese unrichtig sind oder für die weitere Verarbeitung keine Rechtsgrundlage besteht). Ein Recht auf Löschung von Daten besteht nicht, wenn die Verantwortlichen berechtigt oder verpflichtet sind, die Daten aus gesetzlichen Gründen oder aufgrund eines berechtigten Interesses zu verarbeiten. Zu den Einschränkungen bei Löschungen von Inhaltsdaten (z.B. Forenbeiträge) siehe unter 4.
Unter den Voraussetzungen des Art. 18 DSGVO können Sie die Einschränkung der Verarbeitung der Sie betreffenden personenbezogenen Daten verlangen (z.B. bei Streitigkeit über die Richtigkeit von Angaben).
10.4 Recht auf Datenübertragbarkeit, Art. 20 DSGVO
Soweit die Verarbeitung aufgrund einer Einwilligung oder eines Vertrages erfolgt, haben Sie unter den Bedingungen des Art. 20 DSGVO einen Anspruch, Ihre personenbezogenen Daten, die Sie dem Verantwortlichen bereitgestellt haben, in einem strukturierten, gängigen und maschinenlesbaren Format zu erhalten.
10.5 Widerrufsrecht bei Einwilligung
Soweit die Verarbeitung aufgrund Ihrer Einwilligung geschieht (Art. 6 Abs. 1 lit. a bzw. Art. 9 Abs. 2 lit. a DSGVO), steht Ihnen das Recht zu, die Einwilligung zur Verarbeitung Ihrer Daten ohne Angabe von Gründen zu widerrufen. Durch den Widerruf der Einwilligung wird die Rechtmäßigkeit der aufgrund der Einwilligung bis zum Widerruf erfolgten Verarbeitung nicht berührt. Der Widerruf kann jedoch dazu führen, dass Sie danach keinen Zugang mehr zum jeweiligen Projekt im Medien-Repositorium haben. Wenden Sie sich für den Widerruf der Einwilligung bitte an die jeweiligen Projektverantwortlichen. Eine Löschung der Daten aufgrund eines Widerrufs ist nicht möglich, soweit die Datenverarbeitung auf anderen Rechtsgrundlagen beruht.
10.6 Widerspruchsrecht, Art. 21 DSGVO
Soweit die Verarbeitung aufgrund von Art. 6 Abs. 1 lit. e DSGVO oder Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO erfolgt, haben Sie – sofern die gesetzlichen Voraussetzungen vorliegen – das Recht, aus Gründen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben, jederzeit gegen die Verarbeitung Sie betreffender personenbezogener Daten Widerspruch einzulegen (Art. 21 DSGVO, § 36 BDSG). Legen Sie Widerspruch ein, werden Ihre personenbezogenen Daten nicht mehr verarbeitet, es sei denn, es können zwingende berechtigte Gründe für die Verarbeitung nachgewiesen werden, die Ihre Interessen, Rechte und Freiheiten überwiegen, oder die Verarbeitung dient der Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen.
Der Widerspruch kann formlos eingelegt werden. Aus Nachweisgründen bitten wir Sie, den Widerspruch per Post oder E-Mail mitzuteilen. Bitte verwenden Sie den Betreff „Widerspruch“. Wenden Sie sich für den Widerspruch bitte an die Verantwortlichen des jeweiligen Projekts bzw. Bereichs im Medien-Repositorium. Alternativ wenden Sie sich bitte an den Support des Medien-Repositoriums (mr-support@cms.hu-berlin.de).
11. Beschwerderecht bei der Aufsichtsbehörde
Sofern Sie der Ansicht sind, dass die Verarbeitung der sie betreffenden personenbezogenen Daten gegen Datenschutzbestimmungen verstößt, haben Sie gem. Art. 77 DSGVO das Recht, sich an eine Datenschutzaufsichtsbehörde zu wenden, z. B. an die
Berliner Beauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit, Alt-Moabit 59-61, 10555 Berlin (mailbox@datenschutz-berlin.de).
12. Die Datenschutzbeauftragten der Humboldt-Universität zu Berlin
Sie können sich ferner jederzeit, auch vertraulich, an die Behördlichen Datenschutzbeauftragten der Humboldt-Universität zu Berlin wenden.
Tel: +49 (30) 2093-20020 E-Mail: datenschutz@uv.hu-berlin.de